ODL workflow
Gli Ordini di Lavoro dispongono di un loro workflow, cioè di una sequenza di Stati e Transizioni, che permettono di disegnare e mettere in atto processi digitali specifici della loro gestione.
Nella gestione ordinaria, un Ordine di Lavoro infatti può evolvere tra differenti stati. Per esempio, nel momento della creazione di un ODL, come risposta ad un Ticket o generato da un piano di manutenzione, l’ODL può assumere uno stato Da Pianificare. In seguito, un operatore può definirne una pianificazione che lo porrà nello stato di Pianificato. L’esecuzione da parte di un operatore porterà l’ODL in Terminato e dopo la firma di validazione da parte del responsabile finale potrà essere posto nello stato di Validato. E così potrebbe, sempre come esempio, essere convalidato da un ufficio tecnico e posto Da Contabilizzare per l’amministrazione, che successivamente lo chiuderà come Contabilizzato.
Stati ODL
Rappresentano la sequenza di valori che un ODL può assumere lungo il flusso di lavoro. Lo Stato ODL permette di definire alcuni attributi funzionali tra i quali i profili di accesso.
Accedere alle definizioni degli stati ODL tramite Menu -> Configurazioni -> Stati ODL
Nella vista sono visibili gli Stati e i Gruppi abilitati alla visualizzazione. Entrando nella scheda:
I campi presenti nel modulo sono:
- Dashboard: flag che permette di mostrare il conteggio degli ODL in questo stato sul dashboard iniziale
- Nome: dello stato
- Finale: flag
- Modificabile: lo stato ODL permette la modificabilità delle righe di attività, l’utente che ha la Gestione Completa ODL attiva non è soggetto a questo flag
- Gruppi: permette di definire le visibilità degli ODL in questo stato.
- Tipo: indica il tipo di stato secondo una sequenza definita
- Colore: imposta il colore sulle viste
Transizioni ODL
Le Transizioni ODL permettono di definire le azioni di passaggio tra uno o più stati iniziali ed uno stato di arrivo, i ruoli e le notifiche legati alla azione. È possibile così gestire tutte le fasi di avanzamento degli ODL, nel dettaglio:
- Definire gli stati di un Ordine di lavoro
- Determinare le azioni di transizione da uno stato all’altro
- Assegnare ruoli per determinare gli operatori competenti a svolgere eventuali transizioni
- Attivare le notifiche opportune sulle transizioni
Configurazioni standard Transizioni ODL
In PlanGei vengono configurate le transizioni standard per un funzionamento ottimale degli ODL, queste transizioni possono essere personalizzate secondo il workflow ODL che si vuole adottare. Nella vista Transizioni ODL presente nel menu configurazioni si possono vedere e personalizzare.
Le transizioni ODL sono di 3 tipologie: Automatiche, manuali e di creazione degli ODL.
Transizioni automatiche
Sono identificate nella vista da una stellina, vengono utilizzate dai programmi sulla base della esecuzione delle attività dell’operatore. Per esempio, quando l’operatore completa le attività di un ODL, PlanGei esegue una transizione automatica che Termina l’ODL. In dettaglio:
- In Esecuzione: quando almeno una attività dell’ODL è stata completata, ma non sono tutte complete
- Termina: quando tutte le attività sono state completate
- Riapri: quando una attività viene riportata nello stato da eseguire, l’ODL viene riaperto
- Validato: quando viene effettuata una firma di convalida sull’ODL, sia che siano state tutte eseguite le attività o no
Transizioni di Creazione ODL
Le transizioni ODL utilizzate per la creazione sono contraddistinte dal fatto di non avere uno stato iniziale definito. Nel nostro esempio Nuovo ODL permette al sistema di creare un ODL nello stato Da Pianificare. Come variazione è possibile avere un nuovo ODL già in stato Pianificato, oppure entrambi se servono.
La configurazione e la scelta della transazione di creazione dell’ODL è affidata all’azione del Ticket o al piano di manutenzione. Nella Azione del workflow Ticket che genera l’ODL posso selezionare la transizione che mi serve.
Nella immagine un esempio di Azione Workflow che con il componente di Programmazione abilitato mi permette di selezionare la transizione ODL che mi serve.
Anche il Piano di manutenzione, utilizzato dalla generazione del calendario ODL permette di definire la transizione ODL corretta che si vuole utilizzare.
Transizioni Manuali
Le transizioni manuali permettono di cambiare stato all’ODL, secondo autorizzazioni, manualmente. Le azioni di transizione si possono effettuare dall’ODL o dalle viste ODL. All’interno dell’ODL:
Dalle viste ODL, dopo aver selezionato gli ODL interessati alla transizione.
Il cambio Stato può essere fatto su più ODL contemporaneamente a patto che quelli selezionati abbiano tutti lo stesso stato.
L’esecuzione di un cambio Stato su un ODL può determinare in cambio stato sulle righe. Nel nostro esempio le transizioni manuali sono le seguenti:
- Pianificato: cambia stato all’ODL “Da Pianificare” a “Da Eseguire”
- Da Pianificare: operazione inversa alla precedente, un ODL Da Eseguire viene riportato Da Pianificare
- Terminato OK: forza l’ODL “Da Eseguire” o “In Esecuzione” in Terminato con tutte le attività Eseguite con esito OK
- Terminato NP: forza l’ODL “Da Eseguire” o “In Esecuzione” in Terminato ma con tutte le attività “Non Eseguite”, server per chiudere un ODL che non è stato eseguito per esempio per cause di forza maggiore
- Validato: l’ODL Terminato viene Validato
- In Consuntivazione: nell’esempio utilizzato come stato per il completamento dei costi
- Fatturato: nell’esempio usato come chiusura contabile
Modifica ed inserimento di una Transizione
Dalla vista Transizioni ODL, possiamo selezionarne una e modificarla.
La maschera permette di configurare le proprietà della Transizione, in dettaglio:
- Attivo: Sì/No permette di disattivare una transizione esistente
- Automatica: questo importante flag definisce se l’azione è manuale oppure effettuata automaticamente durante la gestione delle attività di un ODL
- Invio Mail: il flag permette di attivare le notifiche, le notifiche dovranno essere in seguito configurate nelle Mail Automatiche
- Nome della Transizione
- Gruppi: definisce la visibilità delle Transizioni Manuali, indica quali gruppi utenti sono autorizzati ad effettuare questa transizione
- Tipo: indica in un elenco valori la tipologia di transizione, utilizzata da alcuni programmi
- Stati Iniziali: elenca gli stati degli ODL a cui posso applicare la transizione
- Stato Finale: indica lo stato in cui l’ODL arriverà una volta eseguita la transizione
- Stato riga: rappresenta lo stato delle righe a cui verranno forzate quando verrà eseguita la transizione
- Esecuzione: rappresenta l’esito che verrà forzato alle righe in seguito alla transizione
Note importanti sulla modifica degli Stati e Transizioni
L’utente amministratore può personalizzare gli stati rinominandoli ed aggiungendone degli altri secondo il workflow desiderato, e così le transizioni. La cancellazione di alcuni Stati o Transizioni potrebbe non permettere un corretto funzionamento del programma.
Gestione delle Notifiche per le Transizioni ODL
Le transizioni ODL permettono di attivare le notifiche quando vengono eseguite. Questa funzionalità è molto utile nel processo di workflow. Come esempio attiviamo una notifica all’operatore e al sito quando un ODL passa dallo stato in Programmazione a Programmato, così facendo ufficializziamo la pianificazione di un intervento.
Le notifiche vengono attivate tramite il flag Invio Mail sulla transizione. Questa abilitazione è necessaria per l’attivazione. La configurazione delle email avviene dal programma nel menu di configurazione Mail Automatiche.
Creare una nuova Mail Automatica, assegnargli un nome e selezionare Tipo: Transizione ODL. E attivarla tramite l’apposito flag.
Selezionato il Tipo corretto la maschera mostrerà gli altri campi:
- Transizione ODL: selezionate la transizione voluta, es. Pianificato. Notare che nella combo verranno mostrate le transizioni che hanno il flag Invio Notifica attivo. Se non vedete la transizione voluta controllate quel flag.
- Invio ODL Allegato: il flag permette di allegare il PDF, secondo il formato scelto, alla mail inviata
- Report ODL: formato del pdf ODL
- Invio Operatore: il flag permette di inviare automaticamente la mail agli operatori a cui è stato assegnato l’ODL
- Invio Sito: il flag permette l’invio della notifica alla mail del sito indicato nel campo mail in Anagrafica Sito
- Gruppi: la mail viene inviata agli utenti appartenenti ai gruppi indicati, se questi dispongono delle visibilità necessarie al sito in questione dove l’intervento verrà svolto
- Mailing List: la selezione permetterà di inviare la notifica ad una mailing list filtrata per sito
- Voce di Categoria Siti: permette l’attivazione della notifica solo ed espressamente per i siti appartenenti alla Voce di categoria selezionata in questo campo.
Nella seconda Tab Mail, vi sono i campi di composizione del messaggio.
Una volta attivata la notifica verrà inviata dopo pochi secondi dalla esecuzione di una transizione.