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Benvenuti in PlanGei

PlanGei è una soluzione di gestione delle manutenzioni che permette di gestire le richieste di manutenzione e le manutenzioni programmate.

Utilizzare PlanGei

Usare PlanGei è semplice, tramite browser web da un PC, tablet o smartphone, utilizzando il link che è stato comunicato dal supporto dopo l’attivazione. Il link sarà del tipo https://miaazienda.plangei.net ci si collega alla pagina di login del portale.

Ciascun utente è profilato in modo da poter visualizzare le informazioni di proprio interesse. Dopo il login quindi si potrà accedere ad un dashboard riepilogativo o entrare direttamente nel proprio ambiente.

 

Si accede all’interno del programma dopo aver selezionato un cliente/brand oppure Tutti i Siti. Se ho selezionato un brand specifico questa sarà indicato dal logo presente nell’angolo in alto a sinistra della pagina. La presenza del logo del Brand/Cliente mi ricorda che sto visualizzando esclusivamente le informazioni filtrate per quel brand.

Le pagine di PlanGei sulla sinistra visualizzano il navigatore principale Cosa vuoi fare?

Dal navigatore è possibile accedere alle principali funzionalità di PlanGei. Il contenuto del navigatore dipende dalle funzioni abilitate il nostro utente.

 

Il Menu Principale è normalmente diviso in differenti sezioni, le sezioni operative più importanti sono:

  • Richieste di Servizio
  • Centro Manutenzioni

Richieste di Servizio: Ticket

I Ticket rappresentano le richieste di manutenzione. La sezione del menu Richieste di Servizio e le sue voci permettono di visualizzare tutte le richieste, proprie e di altri in funzione del profilo.

La vista In Lavorazione mostra tutte le richieste di manutenzione in esecuzione non ancora terminate.

La vista Aggiornamenti mostra le richieste di manutenzione ordinate per data di ultimo aggiornamento degli ultimi 30 gg.

La vista Ricerca mostra tutti i Ticket e permette di fare ricerche ed estrazioni. In tutte le viste alcune informazioni si possono visualizzare spostando il mouse sulla riga interessata.

Aprire un Ticket

Aprire un ticket è semplice, dalla finestra principale di PlanGei è sufficiente premere il tasto, sempre presente nella barra principale. Appare l’elenco dei siti di manutenzione.

Nella maschera appariranno Data e Ora del Ticket.

Locale/Ubicazione e Oggetto della richiesta: indica il luogo, il locale o l’indicazione della richiesta di manutenzione e la descrizione breve della richiesta.

Il grado di urgenza: rappresenta il Livello di Servizio, cioè la priorità che viene richiesta. A ciascun grado di urgenza può corrispondere differenti tempistiche di presa in carico e risoluzione.

Dati Richiedente: nel riquadro di sinistra appaiono i dati del richiedente: Il Richiedente è il referente che apre il ticket o effettua la richiesta, i dati che vengono inseriti sono:

  • Nome
  • Telefono
  • Email: permette a PlanGei di poter inviare una eventuale mail di segnalazione.

Sezione a Tabelle

Tab Intervento:

Categoria: è la classificazione dell’oggetto dell’intervento. Non ha solo finalità statistiche, ma può anche direzionare la richiesta verso differenti azioni o operatori che se ne faranno carico o verso processi specifici di gestione del ticket, è quindi importante selezionarlo correttamente. E’ obbligatoria.

Tab Descrizione estesa:

La descrizione estesa permette di completare le informazioni inerenti la richiesta permettendo l’inserimento facilitato di testi lunghi, email ed immagini, eseguibili tramite copia e incolla o con gli appositi tasti disponibili. Premendo Alt 0 si apre una guida rapida all’uso.

 

Tab ASSET:

Gli Asset in PlanGei rappresentano le apparecchiature, le strutture, gli impianti, in generale tutti i beni inventariati soggetti a manutenzione. Se è stato effettuato l’inventario è possibile assegnare uno o più Asset ad una richiesta. Premendo il tasto + appare l’elenco degli Asset presenti sul sito, tramite il quale è possibile selezionare quelli interessati.

Tab Allegati

Permette di inserire gli allegati come documenti, immagini, ecc.. Ciascun file può essere inserito con una una descrizione e dei tag (parole chiave) utilizzabili nelle ricerche. Al momento del salvataggio vengono inseriti l’autore la data e l’ora di inserimento.

Inoltre vi è la possibilità di introdurre un gruppo di visibilità sul file che stiamo allegando. Questa funzione permette di inserire allegati in modo che siano visibili solo ad un gruppo di operatori specificato.

Esempio, se sono un fornitore ed allego un preventivo o una fattura farò in modo che questa sia visibile solo al Customer Service e non ad altri fornitori o operatori, Per fare questo è sufficiente selezionare il  gruppo desiderato nel campo specifico.

I file inseriti, se sono immagini, saranno visualizzabili in una gallery. Cliccando su una immagine è possibile scorrerle tutte.

Salvataggio del Ticket

Terminato l’inserimento delle informazioni, il Ticket può essere confermato tramite il tasto in alto a destra. Verrà quindi numerato e le mail relative verranno inviate agli operatori addetti.

Attenzione al tempo di inserimento, normalmente si hanno a disposizione circa 15 minuti per completare l’inserimento di un ticket.

Avanzamento del Ticket – Flusso di Lavoro

Il Ticket appena aperto risulta nello stato NEW e sarà visibile nelle viste delle richieste con quello stato.  Tramite le Azioni il Ticket può avanzare negli stati successivi. Entrando nel Ticket. le azioni sono disponibili tramite il bottone di selezione in alto a destra.

 

Le Azioni visibili sono quelle che l’utente può eseguire. In funzione della Azione possono essere richieste informazioni supplementari, quali: email fornitore, data prevista, ecc.. Sino alla chiusura stessa del Ticket.

Manutenzioni Programmate

Le Manutenzioni Programmate rappresentano le attività programmate secondo un piano di manutenzione definito.

Il Piano di Manutenzione rappresenta la definizione delle attività di manutenzione ordinarie così come normalmente previste da un capitolato di gara o dalle specifiche e normative vigenti. Costituisce genericamente l’elenco delle attività da svolgere e la periodicità con cui devono essere effettuate. Il Piano di manutenzione è un elemento indispensabile per la gestione delle manutenzioni ordinarie sulla base del quale PlanGei potrà generare la pianificazione delle attività puntuali da eseguire.

Gli Ordini di lavoro costituiscono gli ordini esecutivi di manutenzione ordinaria e straordinaria assegnati agli Operatori. Tramite gli ODL è possibile così gestire e programmare le attività assegnandole a fornitori o team di operatori, gestirne il carico di lavoro e controllarne lo svolgimento.

PlanGei permette di gestire i Piani di Manutenzione e gli Ordini di Lavoro. Dal menu principale si selezione la voce Centro Manutenzioni.

Le viste degli Ordini di Lavoro sono due, la vista di ricerca e il calendario.

 

La vista calendario è visibile con diverse modalità e mostra per ciascuna sezione colorata il singolo OdL, indicando Sito, Operatori ed Attività. La baretta colorata indica lo stato della attività programmata.

  • GIALLO: ATTIVITA’ PROGRAMMATA
  • VERDE: ATTIVITA’ EFFETTUATA
  • ROSSO: ATTIVITA’ NON ESEGUITA
  • GRIGIO: ATTIVITA’ DISABILITATA

La Vista del Ordini di Lavoro rappresenta la vista di ricerca.

L’Attività ha inoltre uno stato che è compreso tra i valori:

  • In Attesa: da eseguire
  • Eseguita: eseguita
  • Non Effettuabile: non è possibile eseguire l’attività, per es. non è stato possibile accedere, non esiste l’asset, ecc..

Gestione Utente

Ciascun utente ha ricevuto una mail di attivazione con userid e password.

Cambio Mail e Password

Ciascun utente può effettuare il proprio cambio password tramite la modifica del proprio profilo. In Alto a destra si clicca My Profile.

Premendo il tasto con la chiave è possibile cambiare la password. Questa dovrà essere inserita due volte.

La password deve essere lunga almeno 8 caratteri e contenere almeno caratteri minuscoli e maiuscoli ed almeno un numero.

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