PlanGei Amministrazione per Iniziare

Iniziamo subito ad utilizzare PlanGei!  In questo articolo riepiloghiamo i punti necessari per poter configurare il nostro sito per poter partire immediatamente con l’utilizzo di PlanGei.

Quando viene aperto un nuovo PlanGei vengono inseriti alcuni dati di esempio preconfigurati che possono essere utili per la configurazione iniziale. Questi dati potranno essere utilizzati e modificati liberamente o cancellati.

Ecco i passi necessari per poter configurare il nostro PlanGei secondo il nostro modo di lavorare. Ricordatevi che le configurazioni possono essere sempre modificate in qualsiasi momento, per cui iniziate ad usarlo senza paura e con il tempo potrete mettere a punto la vostra modalità d’uso migliore.

Gestione degli Utenti

Gli utenti per poter accedere a PlanGei devono essere registrati. L’Amministratore si occupa della registrazione e dalla profilazione degli utenti. Gli utenti possono essere di differenti tipologie: Interni, Fornitori, Clienti, ecc. e ciascuno di essi disporrà modalità di accesso, visibilità e permessi in funzione di come pensate di usare PlanGei.

Ecco gli articoli che approfondiscono gli argomenti:

Registrazione utenti

Gestione Gruppi Utenti

Gestione dei Siti di Manutenzione

I Siti di manutenzione sono i luoghi dove vengono svolte le attività ordinarie e straordinarie. Il censimento dei siti comprende quindi la raccolta di tutti i luoghi geografici su cui viene svolta l’attività. Le informazioni caratteristiche saranno quindi Azienda, Indirizzo completo, riferimenti di contatto quali email, telefono, ecc. Inoltre per effetto della profilazione, possono essere resi visibili ad utenti e gruppi di utenti, in modo da poter far accedere agli utenti di competenza.

Approfondisci leggendo l’articolo Amministrazione Siti

I Siti di Manutenzione possono essere raggruppati in Categorie e Sottocategorie, utili per poter profilare in modo semplice gli accessi anche quando il numero dei siti è elevato.

Se vuoi approfondire leggi Categorie Siti.

Configurazione email

Una impostazione importante riguarda l’indirizzo email utilizzata da PlanGei come mittente di tutte le segnalazioni inviate via email. Vi suggeriamo di configurare questo indirizzo in modo che appartenga al vostro dominio di posta e sia riconoscibile. Per esempio  supporto@miaazienda.it  oppure servizio.manutenzioni@miaazienda.it, ecc.

Per la configurazione delle email e delle visibilità e modificabilità generali leggere Configurazione dei Parametri di base

Gestione dei Ticket

I ticket permettono di gestire le richieste di manutenzione straordinaria. Quando una richiesta viene ricevuta il processo che permette al ticket di essere risolto è caratteristico di ciascuna azienda. PlanGei permette di configurare a proprio piacimento il Flusso di Lavoro in modo che meglio si adatti alle necessità aziendale. Quando PlanGei viene dato in origine possiede una configurazione standard del flusso di lavoro, non esitate a configurare la vostra, oppure potete anche iniziare ad usarlo con quello standard.

L’articolo Flusso di Lavoro Ticket descrive in dettaglio come modificarlo secondo le proprie esigenze.

I tempi di intervento legati ad un Ticket rappresentano un argomento sempre più sensibile per le aziende. Ecco perché è necessario introdurre in PlanGei i parametri tipici riguardanti il grado di urgenza ed i tempi di risposta che si vogliono rispettare. PlanGei è pensato per fornire tutte le segnalazioni e gli automatismi necessari per controllare i cosiddetti SLA (Service Level Agreement), cioè monitorare i tempi di risposta del servizio di manutenzione.

Configura gli SLA con questo articolo Livelli di Servizio.

Altri articoli collegati:

Categorie Tecniche dei Ticket

Utilizzare i Ticket 

Gestione delle Manutenzioni Programmate

Le manutenzioni programmate permettono di gestire un completo piano di manutenzioni ordinarie in grado di soddisfare i requisiti di legge o le best practice a seconda del tipo di manutenzione o attività periodica in generale dovete svolgere.

Il primo passo per la configurazione delle manutenzioni programmate consiste nella definizione del Programma di Attività. Il programma molto semplicemente descrive le attività da svolgere ed indica la periodicità con cui la attività deve essere svolta.

L’articolo Programma di Manutenzione descrive come inserire e gestire un programma di attività.

Gestione degli Asset

Gli Asset rappresentano l’inventario dei beni ( attrezzature, impianti, strutture, ecc.) soggetti ad attività di manutenzione ordinaria e straordinaria. Gli asset censiti possono essere generici, per esempio: scrivania, area verde, impianto idrico, ecc. o estremamente specifici, per esempio: estintore a gas o quadro elettrico ecc.

Il caricamento degli inventari dei beni soggetti a manutenzione rappresenta spesso una attività onerosa, che ripaga comunque semplificando la gestione delle manutenzioni e migliorando il controllo delle attività.

Approfondisci con l’articolo Gestione degli Asset.

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