PlanGei Aggiornamento 4.16.7 Ottobre 2020

Benvenuti in PLANGEI ver. 4.16.7

PLANGEI nuova versione comprende numerosi aggiornamenti riguardanti nuove funzioni e nuovi importanti automatismi, oltre a fix di bug esistenti. Ecco le novità

Fine supporto per MS Internet Explorer v11

Microsoft ha dismesso il supporto a questo browser, pertanto non è più utilizzabile con PLANGEI. Deve essere sostituito da Microsoft EDGE.

Gestione Operatori di Presidio

La nuova gestione degli operatori di Presidio permette di definire in PLANGEI regole automatiche di assegnazione delle attività ad operatori che sono normalmente presenti sul building soggetto a manutenzione. Questi operatori, che sono abilitati ad eseguire ODL, possono ricevere automaticamente gli Ordini di Lavoro inerenti a Ticket aperti direttamente dagli utenti del building.

Questo scenario migliora l’automazione nella gestione del processo di manutenzione e i tempi di risposta.

Ipotizziamo uno scenario di presidio:

  • Un utente appartenente al building A apre un ticket in PLANGEI per la segnalazione di un guasto, l’apertura di un ticket potrebbe avvenire in modalità Guest tramite un account generico, univoco per tutti e non nominale
  • Il ticket aperto genera in automatico un Ordine di Lavoro (ODL)
  • L’ODL generato viene assegnato in automatico ad un operatore di presidio selezionato anche sulla base di regole di competenza (es. un ticket di segnalazione sull’impianto di condizionamento genera un ODL assegnato ad un operatore specifico)
  • In base alla “stanza” o “ubicazione oggetto” del ticket o al ruolo di “chi lo apre”, all’ODL può essere assegnato un indice di priorità
  • L’operatore di presidio riceve sulla sua app PLANGEI l’ODL che lo informerà dell’intervento richiesto, in base alle priorità assegnate
  • L’operatore potrà quindi intervenire con tempestività
  • Se l’esito della sua attività è “Positivo” quindi il guasto è risolto, il ticket verrà automaticamente chiuso
  • Se l’esito è “negativo” il ticket andrà in gestione ad un supervisore, che in base alle motivazioni inserite sull’ODL da parte dell’operatore di presidio tramite app, deciderà per il proseguo delle attività

Questo scenario descrive un processo digitale automatizzato, in grado di migliorare sensibilmente l’efficienza del servizio tradizionale.

Illustriamo quindi le novità nella configurazione in modo da poter applicare questo processo. Le entità che permettono la configurazione per la gestione presidi sono: Anagrafica Siti e Anagrafica Operatori (oltre alla configurazione del workflow e parametri associati).

Anagrafica Siti – Assegnazione

L’anagrafica del sito permette ora di associare al sito specifico, l’operatore o gli operatori predefiniti o di presidio. Questi operatori devono essere codificati come operatori ODL assegnabili, e una volta inseriti sono automaticamente associati alla visibilità del sito.

Il campo ODL “Operatore Predefinito” permette di inserire le anagrafiche degli operatori che verranno automaticamente assegnati alle richieste. Il campo permette:

  • Assegnare uno o più operatori tra quelli abilitati alla esecuzione di ODL
  • Gli operatori inseriti avranno abilitata la visibilità del sito
  • Se gli operatori inseriti sono abilitati all’assegnazione del ticket potranno essere assegnati

Il campo Utenti nella sezione invece viene utilizzato per assegnare una visibilità diretta al sito anche per utenti che non sono operatori.

Anagrafica Operatori – gestione Presidi

La scheda Operatori si arricchisce di nuove sezioni, riguardanti l’assegnazione e le competenze. Si arricchisce anche la sezione anagrafica con il dettaglio dell’indirizzo dell’operatore che verrà utilizzato in una versione futura come selezione geografica fornitore.

Quando l’Operatore viene abilitato alla Assegnazione ODL nella prima tab Profilo Utente, appare una nuova sezione Siti Presidio. Questa sezione permette di popolare velocemente ed assegnare in modo massivo l’operatore predefinito o di Presidio. Nella vista vengono mostrati tutti i siti e selezionandoli tramite check in prima colonna, è possibile eseguire operazioni di assegnazione rapida.

Il widget permette le seguenti operazioni sui siti selezionati:

  • Aggiungi Operatore: aggiunge l’operatore corrente agli altri già assegnati sui siti
  • Rimuovi Operatore: rimuove l’operatore corrente se presente sui siti selezionati
  • Sostituisci con Operatore: elimina tutti gli operatori esistenti e li sostituisce con quello corrente

Competenze

All’operatore possono essere assegnate competenze indicazioni di specializzazioni nella Tab omonima.

  • Competenze: sono quelle tabellate nella sezione “Competenze” nel menù, vengono utilizzate nell’assegnazione automatica degli ODL in base alle attività di manutenzione programmata indicate nei “Piani di manutenzione”.
  • Categorie Tecniche: permette di selezionare le categorie tecniche dei Ticket su cui l’operatore può essere selezionato. Durante l’apertura di un Ticket viene richiesta la “Categoria Tecnica” che consente l’assegnazione automatica all’operatore corrispondente. Viene utilizzata nei Presidi e nella assegnazione ODL.
  • Centro di Costo: viene utilizzato per reportistica, per i budget e l’analisi dei costi.
  • Note: indicano le competenze specifiche dell’operatore

Workflow Ticket per Gestione dei Presidi

È possibile predisporre un’azione di “Nuovo ticket” dedicata al “presidio”. La particolarità di questa azione è di generare automaticamente un ODL ed assegnarla agli operatori di presidio, con la priorità calcolata.

Nel menu Configurazioni, Azioni Ticket creiamo come esempio una nuova azione.

 

L’azione è l’apertura di un nuovo Ticket, quindi lo stato iniziale è vuoto, lo stato finale è quello dell’ODL in esecuzione, e viene abilitato il flag Generazione Automatica ODL.

Questo flag permette al ticket di creare in automatico un ODL e assegnarlo al personale di presidio. Nell’esempio è stato aggiunto il componente Ticket Programmazione la cui visibilità è stata profilata solo agli “Amministratori”. Questo comporta che se un Amministratore apre un ticket, la generazione automatica viene bypassata e l’amministratore può scegliere operatore e data.

Se invece l’apertura di un ticket viene effettuata da un utente “non amministratore”, L’ODL verrà programmato per una data e ora calcolata sulla priorità ed assegnato automaticamente al presidio.

Per completare l’impostazione di “assegnazione automatica operatore” è necessario abilitare un flag nel Profilo.

Profilo

In Configurazioni -> Profilo e Tab ODL abilitare il campo Attiva Operatore ODL precompilato

 

Gestione anagrafiche estese per grandi Building

Per consentire la gestione agevole di building di grosse dimensioni, sono state estese le informazioni relative alle ubicazioni. La nuova gestione dei siti permette di tabellare su 2 livelli le ubicazioni esistenti nel building, utilizzando una struttura basata su Piani e Stanze codificati.

Anagrafica Siti estesa

La scheda del Sito sotto manutenzione si arricchisce di nuovi campi e sezioni.

Gestione Stanze

Il sito può ora gestire 2 livelli di stanze o uffici o reparti, che è possibile tabellare tramite la scheda Anagrafica Sito.

Nella scheda del sito appaiono nuovi check.

  • Gestione Stanze: questo flag abilita la nuova gestione che permette di censire le stanze del sito. Abilitando questa selezione si disattiva il campo Ubicazione utilizzato in precedenza e lo sostituisce nell’uso.
  • Stanza Obbligatoria: questo flag consente di definire “obbligatorio” il campo dell’indicazione della stanza nei vari moduli interessati, es. apertura di ticket

Quando il flag “Gestione Stanze” è attivato, compare la nuova Tab Stanze.

Nella “Tab Stanze” verranno censite le stanze/reparti da identificare. Ciascuna “Stanza” è contraddistinta da un piano, dal un nome, da un codice identificativo e da un indice di priorità, un numero da zero a 100 (0 priorità minima, 100 priorità massima), che permetterà di definire la priorità di intervento.

L’abilitazione delle stanze e la loro codifica, verrà utilizzata nei moduli interessati.

Nuovo Ticket

Aprendo un nuovo Ticket su un sito predisposto a stanze tabellate, si ha la possibilità o l’obbligatorietà, di indicarne l’ubicazione esatta. La combo box permette la ricerca e la scelta di una specifica stanza tramite nome o codice.

Il campo “Stanza” sostituisce il campo “Ubicazione” della precedente versione.

Asset

Se il censimento tecnico di un impianto o di un macchinario è legato alla sua collocazione, è possibile utilizzare le stanze tabellate del sito (il sito dev’essere debitamente configurato). Il campo “Ubicazione” rimane con la possibilità di dettagliare un’ulteriore indicazione specifica della collocazione all’interno di una stanza.

La codifica di stanza e ubicazione dell’Asset lo colloca con precisione in un luogo specifico del building.

WorkCenter

L’albero relativo al censimento tecnico dell’edificio ora riporta le informazioni relative a Piano, Stanza e ubicazione dove l’asset è collocato.

Nell’immagine viene evidenziato un esempio con l’indicazione : Piano – Stanza – Ubicazione – Categoria Asset – Sottocategoria e oggetto asset.

Gestione Ticket EXTRA Manutenzione

Per Ticket EXTRA manutenzione, si intendono le attività estemporanee, non programmate, effettuate durante l’attività di Manutenzione Programmata. Facciamo un esempio pratico: nelle manutenzioni dei negozi, le attività di manutenzione programmata vengono raggruppate in “Visite programmate”. Durante queste visite, oltre alle attività programmate, può capitare che debbano essere svolte attività “extra” quindi non previste dal piano di manutenzione. Alcune di queste attività potranno essere considerate “EXTRA contratto” quindi necessitano di essere trattate tramite l’apertura di un Ticket specifico, da consuntivare in seguito.

L’operatore che effettua la manutenzione ordinaria, tramite app può aggiungere all’ODL una attività supplementare, che verrà gestita come “EXTRA” dal customer service.

Nell’esempio vediamo un ODL di manutenzione programmata con evidenziata una riga aggiuntiva “EXTRA”.

Nel caso si voglia che tale attività venga gestita come EXTRA, con un’azione si può generare un Ticket => Dal menu delle azioni, una volta selezionata la riga, si può selezionare la voce Apertura Ticket EXTRA.

L’azione apre una finestra di richiesta dettagli.

La finestra Apertura Ticket EXTRA richiederà:

  • Categoria del ticket
  • Priorità
  • Richiedente della attività con mail e telefono
  • Oggetto con la descrizione del problema e dell’attività svolta

Confermando, l’attività selezionata sarà rimossa dall’ODL nativo e il programma provvederà alle seguenti azioni:

  • Creazione di un ticket, con la stessa data della attività extra effettuata
  • Creazione di un ODL legato al ticket, in cui verrà inserita la attività EXTRA proveniente dall’ODL di manutenzione programmata
  • All’ODL che si genera viene assegnato lo stato “eseguito”
  • Il Ticket quindi verrà posto in “Risolto”

Queste due ultime azioni sono definite dalla configurazione del workflow.

Configurazione Workflow per Ticket EXTRA

Per aprire un Ticket EXTRA è necessario creare o aggiungere un flag ad un’azione specifica.

Nell’esempio creiamo una Nuova Azione Workflow ticket che apre un ticket specifico. L’azione nell’immagine specifica:

  • Azione di apertura di un ticket (stato iniziale vuoto)
  • Stato finale: lo stato di chiusura, l’azione è stata compiuta quindi nell’esempio il Ticket è nello stato “risolto”
  • Categoria Tecnica: è possibile classificare una categoria “dedicata” oppure chi inserirà il ticket potrà scegliere la categoria specifica
  • Azione Apertura Ticket per ODL EXTRA: questo flag va attivato

L’azione così creata permette l’apertura di un Ticket EXTRA.

Nuove viste

La versione PLANGEI 4.16.7 dispone di nuove viste, apparentemente uguali alla versione precedente ma in realtà dispongono a livello tecnico di un nuovo motore di rendering, in grado di caricare e memorizzare le informazioni/navigazione sul client. Questa tecnologia permette una maggiore velocità nell’apertura delle pagine, riducendo sensibilmente i tempi su operazioni ripetitive.

I dati della vista sono memorizzati nel browser dell’utente e dinamicamente aggiornati in funzione alle operazioni svolte, se si volessero aggiornare i dati della pagina, ad esempio per acquisire variazioni effettuate da altri utenti, ciò è possibile cliccando l’icona che rappresenta due frecce circolari in alto a sinistra.

Stampa multipla Asset

Nella versione PLANGEI 4.16.7 la vista “Asset” dispone ora della funzione di stampa multipla che permette di selezionare più asset sulla vista, scegliere il report ed eseguire una stampa massiva, che produrrà un file zip inviato via mail all’utente della richiesta.

Abilitazione

La funzione viene abilitata tramite attivazione su ACL Gruppi. Le ACL prevedono la profilazione utente e l’autorizzazione a utilizzare questa funzionalità.

Vista Asset

Accedendo alla vista “Asset”, è possibile selezionare gli asset interessati, e dalle azioni disponibili selezionare “Stampa”

Apparirà una dialog box che permetterà di selezionare il “Report Asset” preferito o necessario. Una volta selezionato, si genererà il report (il tempo è determinato al numero di asset selezionati).

Was this article helpful?

Related Articles

Leave A Comment?

You must be logged in to post a comment.